CFDI de nómina 4.0: guía de timbrado, plazos y los errores que el SAT rechaza
Qué es el complemento de nómina 1.2, en qué plazo se timbra cada nómina, cómo se cancela o sustituye un recibo y los errores que invalidan la deducción.
En México, el recibo de nómina no es un papel que se entrega a la persona: es un comprobante fiscal digital (CFDI) que se timbra ante el SAT con el complemento de nómina. Si no se timbra, se timbra tarde o se timbra con errores, la empresa pierde la deducibilidad del gasto, la persona trabajadora tiene problemas en su declaración anual y ambos quedan expuestos a revisiones. Esta guía resume lo que RRHH y contabilidad necesitan tener claro en 2026.
Versiones vigentes
CFDI versión 4.0 con complemento de nómina 1.2 (revisión C). El complemento es el mismo desde 2017, pero los catálogos del SAT y las reglas de validación se actualizan; el software de nómina debe estar al día.
Qué contiene un CFDI de nómina
Además de los datos del comprobante (emisor, receptor, uso de CFDI “CN01 Nómina”, método de pago “PUE”, forma de pago “99”), el complemento 1.2 incluye:
- Datos del emisor: registro patronal del IMSS.
- Datos del receptor: CURP, NSS, fecha de inicio de la relación laboral, antigüedad (en formato de semanas, P52W por ejemplo), tipo de contrato, tipo de jornada, tipo de régimen (02 sueldos, 09 asimilados, etc.), número de empleado, departamento, puesto, riesgo del puesto, periodicidad de pago, banco y cuenta, salario base de cotización, salario diario integrado y entidad federativa.
- Percepciones: con claves del catálogo (001 sueldos, 002 aguinaldo, 003 PTU, 019 horas extra, 021 prima vacacional, etc.), separadas en importe gravado y exento.
- Deducciones: 001 seguridad social, 002 ISR, 004 Infonavit, etc.
- Otros pagos: subsidio para el empleo (002), viáticos, etc.
- Incapacidades: tipo y días.
- Horas extra: días, tipo (simples, dobles, triples), horas e importe.
Plazos de timbrado
El SAT permite timbrar después de la fecha de pago, dentro de estos plazos (regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal):
| Periodicidad | Plazo tras el pago |
|---|---|
| Semanal | 3 días hábiles |
| Catorcenal | 5 días hábiles |
| Quincenal | 5 días hábiles |
| Mensual | 5 días hábiles |
El campo FechaPago debe ser la fecha real en que se pagó, no la fecha en que se timbra. Timbrar fuera de plazo no impide la deducción por sí mismo, pero sí la condiciona a que el comprobante exista antes de la declaración anual, y es una de las inconsistencias que el SAT detecta con más facilidad.
Los errores que más rechazos y problemas generan
1. Datos del receptor que no coinciden con el SAT
Con CFDI 4.0, el nombre, el RFC y el código postal del domicilio fiscal del receptor se validan contra los registros del SAT. Un nombre con acento distinto o un CP desactualizado rechaza el timbrado. La solución es pedir la Constancia de Situación Fiscal a cada persona y capturar los datos exactamente como aparecen.
2. Fecha de pago incorrecta
Timbrar con la fecha en que se sube el archivo y no con la fecha real del pago. Distorsiona el periodo fiscal y los cálculos de ISR.
3. Totales que no cuadran
El total del CFDI debe ser igual a percepciones + otros pagos − deducciones. Los errores de redondeo y el manejo del subsidio para el empleo (causado vs. entregado) son la causa más frecuente.
4. Campos obligatorios vacíos o inconsistentes
Antigüedad, tipo de jornada, registro patronal, entidad federativa, salario diario integrado. Una antigüedad que no corresponde con la fecha de inicio de la relación laboral es una inconsistencia visible.
5. Claves de percepción equivocadas
Registrar el aguinaldo como sueldo (001) en lugar de 002, o las horas extra sin el nodo correspondiente. Afecta las exenciones y la declaración anual de la persona.
6. Horas extra sin respaldo
El nodo de horas extra debe reflejar horas realmente trabajadas y documentadas. Si el registro de jornada dice una cosa y el CFDI otra, la inconsistencia se cruza en una inspección de la STPS.
7. Nóminas no timbradas
Pagos “fuera de nómina”, bonos en efectivo sin comprobante o finiquitos sin CFDI. No son deducibles y constituyen ingresos no declarados para la persona.
Sin CFDI no hay deducción
La Ley del ISR condiciona la deducción de sueldos y salarios a que exista el CFDI de nómina correspondiente y a que se hayan enterado las retenciones. Un recibo no timbrado es un gasto que la empresa no puede deducir.
Cómo cancelar o sustituir un CFDI de nómina
A diferencia de las facturas, el CFDI de nómina no requiere aceptación del receptor para cancelarse. El procedimiento correcto cuando hay un error:
- Emitir el nuevo CFDI correcto, relacionándolo con el anterior mediante el tipo de relación 04 (sustitución de CFDI previos).
- Cancelar el CFDI erróneo con el motivo 01 (“Comprobante emitido con errores con relación”), indicando el UUID del nuevo.
Si el comprobante se emitió por error y no debe existir (por ejemplo, se duplicó), se cancela con motivo 02 (“Comprobante emitido con errores sin relación”). Cancelar sin sustituir un pago que sí ocurrió deja a la persona sin comprobante y a la empresa sin deducción.
Conciliación mensual recomendada
Una rutina de 30 minutos al mes evita la mayoría de los problemas:
- Total de CFDI timbrados = total de nómina pagada (por periodo).
- Salario diario integrado del CFDI = salario base de cotización reportado al IMSS.
- Retenciones de ISR del CFDI = ISR enterado en la declaración mensual.
- Horas extra timbradas = horas extra del sistema de asistencia.
- Ningún CFDI con estatus “cancelado” sin su sustituto.
- Ningún CFDI timbrado fuera de plazo.
El flujo ideal
Registro de asistencia → cálculo de nómina → timbrado, sin recaptura entre pasos. Cuando el sistema de nómina toma las horas directamente del control de asistencia, el nodo de horas extra del CFDI nace correcto, los totales cuadran y la conciliación es una confirmación, no una investigación. Lo explicamos en errores comunes al calcular la nómina.
¿Cuál es el plazo para timbrar la nómina?
Después de la fecha de pago: 3 días hábiles para nómina semanal y 5 días hábiles para catorcenal, quincenal o mensual, según la regla 2.7.5.1 de la RMF.
¿El CFDI de nómina necesita aceptación para cancelarse?
No. Se cancela sin aceptación del receptor. Si hubo un error, primero se emite el CFDI correcto relacionado con tipo 04 y luego se cancela el anterior con motivo 01.
¿Qué pasa si no timbro la nómina?
La empresa no puede deducir el gasto de sueldos y la persona trabajadora no tiene comprobante de sus ingresos y retenciones para su declaración anual.
¿Por qué el SAT rechaza el timbrado por el nombre o código postal?
Desde CFDI 4.0, el nombre, RFC y CP del receptor se validan contra el registro del SAT. Deben capturarse exactamente como aparecen en la Constancia de Situación Fiscal.
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