Sanciones por no llevar control de asistencia (y cómo evitarlas)
Multas de la STPS, juicios perdidos por horas extra, pagos retroactivos y costos ocultos. Qué arriesga tu empresa si no documenta la jornada y cómo cerrar el riesgo.
No documentar la jornada laboral parece un descuido administrativo hasta que se convierte en un número: una multa calculada por cada persona trabajadora, una condena por horas extra que nadie puede refutar o meses de salarios vencidos en un juicio que se pierde por falta de pruebas. Esta guía pone cifras a cada riesgo, explica cómo cambia el panorama con la reforma de 2027 y da los pasos concretos para cerrar la exposición.
El costo en una línea
Desde el 1 de enero de 2027, no llevar el registro electrónico de jornada se multa con 250 a 5,000 UMA: entre $29,327 y $586,550 pesos con la UMA de 2026. Y esa multa suele ser la parte más barata del problema.
Los cuatro riesgos, en orden de costo
1. Perder juicios laborales por falta de prueba
Es el riesgo más caro y el menos visible. En un juicio por horas extra, la Ley Federal del Trabajo (artículo 784) pone la carga de la prueba sobre el patrón: la empresa debe demostrar la jornada, no la persona trabajadora. Sin registros, la versión de quien demanda prevalece.
Ejemplo real de magnitud: una persona con salario diario de $500 demanda por 3 horas extra diarias durante 2 años. Al doble ($125/hora), son 3 × $125 × 6 días × 104 semanas = $234,000 de tiempo extra, más salarios vencidos si el juicio se alarga. Multiplicado por varias personas de una misma área, es una contingencia de millones que nace de no tener un registro.
2. Multas de la STPS
La LFT sanciona el incumplimiento de las normas de trabajo con multas en UMA que, en varios supuestos, se aplican por cada persona trabajadora afectada:
| Infracción | Fundamento | Multa (UMA) | En pesos (UMA 2026) |
|---|---|---|---|
| No llevar registro electrónico de jornada (desde 2027) | Art. 994, fr. IV Bis | 250 a 5,000 | $29,327 a $586,550 |
| Violaciones a normas de jornada, descansos, vacaciones y aguinaldo | Art. 994, fr. I | 50 a 250 | $5,866 a $29,328 |
| Violaciones a normas sobre salario y prestaciones | Art. 994, fr. II | 250 a 5,000 | $29,327 a $586,550 |
| No exhibir documentos o información a la autoridad | Art. 1004-A | 250 a 5,000 | $29,327 a $586,550 |
| Incumplir normas de seguridad e higiene (NOM-035, NOM-037) | Art. 994, fr. V | 250 a 5,000 | $29,327 a $586,550 |
La inspección de la STPS que detecta la falta de registro suele detectar, en el mismo cruce, inconsistencias entre asistencia, nómina e IMSS que generan multas adicionales.
3. Pagos retroactivos y recargos
Cuando la autoridad o un tribunal determina que hubo tiempo extra no pagado, la empresa debe cubrirlo con las diferencias en cuotas del IMSS, aportaciones al Infonavit y retenciones de ISR, con actualizaciones y recargos. Lo que no se registró no se pagó bien en ningún sistema.
4. Costos ocultos de operación
Sin datos confiables, RRHH reconstruye asistencias, corrige nóminas, atiende aclaraciones y discute incidencias con supervisores. En una empresa de 150 personas con proceso manual, son entre 20 y 40 horas al mes que no aparecen como multa, pero se pagan igual. Y sin datos, el ausentismo y las horas extra crónicas pasan desapercibidos hasta que llegan a la nómina.
El registro en papel ya no protege
Una lista firmada puede servir como indicio, pero desde 2027 no cumple la obligación legal, y en un juicio se cuestiona con facilidad: ¿quién la llenó?, ¿cuándo?, ¿se puede alterar? Un registro electrónico con sello de tiempo e historial de cambios responde esas preguntas solo.
Qué cambia con la reforma de 2027
La reforma de las 40 horas convirtió el registro de jornada de una buena práctica en una obligación con nombre, fundamento y multa propia. Desde el 1 de enero de 2027:
- Toda empresa debe registrar de forma electrónica la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona (artículo 132, fracción XXXIV).
- El registro debe conservarse y entregarse a la autoridad cuando lo pida.
- El registro que se acredite como acordado con la persona trabajadora hace prueba plena.
Es decir: además de la multa, la reforma refuerza el valor del registro como defensa. Tenemos una guía completa sobre el registro electrónico de jornada.
Cómo cerrar el riesgo
- Implementa el registro electrónico ahora, no en diciembre de 2026. Llegar a 2027 con meses de historial vale más que llegar con un sistema recién instalado. Ver reloj checador físico vs. nube.
- Cubre a todo el personal: planta, oficina, campo y home office. La obligación no distingue; el juicio tampoco.
- Documenta la implementación: política interna, aviso al personal, consentimiento para biométricos. Es lo que convierte el registro en prueba plena.
- Autoriza las horas extra por escrito antes de que ocurran y regístralas como tales.
- Conecta asistencia y nómina para que lo registrado sea lo pagado. Es la única forma de que el cruce de la STPS no encuentre diferencias.
- Conserva y exporta: reportes por persona y periodo, listos para entregar.
- Audita cada trimestre: registros faltantes, ediciones manuales, horas extra sin autorización.
La mejor defensa ante una sanción es no necesitarla: registros confiables, automáticos y disponibles cuando los pidan.
¿Cuál es la multa por no llevar control de asistencia?
Desde 2027, no llevar el registro electrónico de jornada se sanciona con 250 a 5,000 UMA (entre $29,327 y $586,550 pesos con la UMA de 2026). Otras infracciones de jornada y salario tienen multas propias, en varios casos por cada persona afectada.
¿Quién debe probar las horas extra en un juicio laboral?
El patrón. La LFT le impone la carga de probar la jornada; sin registros, la versión de la persona trabajadora prevalece.
¿Una lista de asistencia en papel protege a la empresa?
Cada vez menos. Desde 2027 no cumple la obligación legal y en juicio se cuestiona con facilidad. El registro electrónico con sello de tiempo e historial es la evidencia que resiste.
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